Документирование различных операций является неотъемлемой частью бухгалтерского учета. В частности, обязательным пунктом является документирование хозяйственных операций, т. е. их регистрация. Она отображает то, как проведённая операция повлияла на состояние объектов, контролируемых бухгалтерским учетом.
Важно понимать, что после проведения любая операция должна не просто быть отражена на бумажном листе, но и ещё являться доказательной. В самом лучшем случае учетный документ составляется непосредственно в ходе совершения операции. Если это сделать не представляется возможным, то все процедуры регистрируются сразу после их завершения.
Навигация
Структура учетного документа
Рассмотрим подробнее учетный документ. В первую очередь он содержит реквизиты, которые описывают основные показатели. Реквизит отражает определённый информационный элемент – качественный или содержательный. В первую группу входит, как правило, наименование объекта бухгалтерского учета, а во вторую – определённая характеристика (к примеру, сорт). Для того, чтобы не запутаться в огромном количестве учетных документов, а когда понадобится, то без проблем отыскать определённый, их все классифицируют по особым признакам. Структурирование является неотъемлемой частью в проектировании системы управления знаниями (информации, документов, базы данных, чертежей), что наглядно демонстрируется на примере учета хозяйственных операций.
Признаки разделения документов бухгалтерского учета
Одним из признаков, по которым разбиваются учетные документы, может быть их назначение: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные являются основанием (или разрешением), согласно которому сотрудник компании может свершить ту или иную операцию – получить деньги, сырье и другие материальные ценности. В основном они представляют собой приказы или распоряжения, идущие от руководителя предприятия или определенного подразделения.
Что касается исполнительных, то их основное предназначение – подтвердить факт совершенного события. В эту группу входят накладные, квитанции, чеки и многое другое. После того, как будут составлены распорядительные и исполнительные документы, приходит очередь бухгалтерского оформления, что является частью учета.
К последней категории относятся документы, имеющие несколько предназначений. Если говорить о кассовых операциях, то, как раз таки, расходный ордер является сразу распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления.
Классификация документов по способу использования разделяет их на разовые и накопительные. Отсюда понятно, что разовые используются однократно, а накопительные – многократно.
Внешние и внутренние документы выявлены по признаку составления места проведения операций. Естественно, что к внешним относятся те документы, которые были оформлены вне организации. Это платежные счета от поставщиков, которые доставляют на предприятие свою продукцию (сырье и т. д.), различные выписки счета из банка. К внутренним относятся те документы, что были составлены внутри предприятия.
Если рассматривать объем операций, то существуют первичные и сводные документы. В первичные вносятся операции непосредственно в момент свершения (накладные). В сводных документах хранится информация, взятая из первичных. Ярким примером таковых является кассовый отчет, поскольку в его состав входят приходные, расходные, товарные отчеты и т. п.
Кроме того, документы должны быть унифицированы, т. е. утверждены в соответствии с порядком. В унифицированный документ входит целый перечень однотипных хоз. операций. К примеру, авансовые отчёты. Только такие документы могут быть приняты в учет.
